Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. comprometida con el uso legal, el tratamiento de acuerdo con los fines establecidos y la seguridad y privacidad de la información que recolecte, almacene, use, circule o suprima, que contenga datos personales y en cumplimiento del mandato legal, establecido en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, establece medidas generales para garantizar los niveles de seguridad y privacidad adecuados para la protección de datos personales, con el fin de evitar posibles adulteraciones, pérdidas, consultas, usos o accesos no autorizados, aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que administre PROCESOS PREHORMADOS.A.S. y cuyo titular sea una persona natural.

OBJETIVO

La presente Política tiene como objeto dar a conocer la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento a través de los procedimientos de la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S., dando así cumplimiento a la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

DESTINATARIOS

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S., considerada como responsable.

La política está dirigida a que los diferentes grupos de interés tenga a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a la empresa I PROCESOS PREHORMADOS S.A.S como responsable del tratamiento de sus datos personales.

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y lo el tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos tanto físicas como digitales de la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S., quien actúa como responsable del tratamiento de datos personales. Todos los empleados y contratistas que tengan relación con la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Nombre: PROCESOS PREHORMADOS S.A.S

Dirección: CALLE 57 SUR No. 48 – 77

Teléfono: (694) 4485108

Correo electrónico: Keicy.carmona@dobleaasesorias.com

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE DATOS PERSONALES

Los datos personales serán utilizados por la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. para el desarrollo de su objeto social y de la relación que vincula a la empresa con el Titular de datos personales, lo cual en todo caso será informado previamente a la recolección y demás tratamientos que se le pretendan dar a los datos, en los casos en los cuales la Ley contempla la solicitud de la autorización por parte de su Titular.

El responsable del tratamiento hará uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al titular de datos personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada, los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES LOS EMPLEADOS

La empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. realiza el tratamiento de información personal de los empleados y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales finalidades incluyen:

1) Celebración, ejecución y terminación de contratos laborales;

2) Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el plan de capacitación y el plan de bienestar laboral para los empleados;

3) Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST);

4) Elaborar la nómina y liquidación de las prestaciones sociales y sus novedades (se incluyen, entre otras, ingresos, retiros, licencias no remuneradas, licencias por enfermedad, licencias de maternidad, vacaciones, horas extras);

5) Expedir de certificaciones laborales, historias laborales de empleados;

6) Realizar actividades administrativas relacionadas con la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S., expedición de carnet y tarjeta de acceso de la entidad, asignación de usuarios para acceso a los sistemas de información, registro de acceso en áreas seguras, registro de préstamo de documentos, Teletrabajo, entre otras;

7) Publicar internamente, soportar, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de los eventos y capacitaciones realizados por la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S;

8) Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.

9) Las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto requieran obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EX EMPLEADOS

La empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. realiza el tratamiento de información personal de los exempleados con las siguientes finalidades:

1) Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del ex empleado o sus causahabientes.

2) Servir como histórico para las solicitudes de pensión, historia clínica ocupacional y en general para cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST);

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CONTRATISTAS

La empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. realiza el tratamiento de información personal de los contratistas directos o empleados de empresas que prestan servicios con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones contractuales. Tales obligaciones incluyen:

1) Celebración, ejecución y terminación de contratos civiles;

2) Realizar actividades administrativas relacionadas con expedición de carnet y tarjeta de acceso, asignación de usuarios para acceso a los sistemas de información, registro de acceso en áreas seguras, registro de préstamo de documentos, entre otras;

3) Expedir certificados de contratistas de la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S.;

4) Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales;

5) Publicar internamente, servir como soporte, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de los eventos y capacitaciones realizados por la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S.;

6) Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST);

7) Las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto requieran obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES

La empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. realiza el tratamiento de información personal de los clientes con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones civiles. Tales obligaciones incluyen:

1) Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

2) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.

3) Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades de

4) Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.

5) Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.

6) Comunicar ofertas de servicios, que hayan sido solicitados por el cliente.

7) Enviar información relevante, de actualización, publicitaria y demás fines de mercado, en torno a nuestros servicios

8) Gestionar solicitudes de información o contacto, para atender requerimientos en torno a la información personal, relacionados con cliente entre otros;

9) Adelantar encuestas de satisfacción y percepción.

10) Cumplir con presupuestos de la normativa fiscal, en torno a la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo o por otros motivos legales, que implican la exploración de bases de datos y la solicitud de información.

11) Dar trámite a solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y demás medios de acción, propuestos por clientes.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

3) Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y con el título VII de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en los siguientes casos:

Cuando los titulares consideren que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012.
Cuando los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que los datos fueron recolectados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S.

6) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

La empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de Edad. Sin embargo, de forma particular la empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación. En todo caso, PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES

La empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. ha designado a la Líder jurídica y de Gestión Humana, como área encargada de recibir las solicitudes de consulta, actualización, rectificación, revocatoria y supresión de datos personales; y re direccionar las mismas a los respectivos responsables dentro de la empresa, para esto ha establecido los siguientes medios para la presentación de solicitudes:

Escrito: CALLE 57 SUR No. 48 – 77

Líneas de atención telefónica: (694) 4485108

Correo electrónico: Keicy.carmona@dobleaasesorias.com

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES

El titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada, de acuerdo con el siguiente procedimiento.

CONSULTAS

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S., y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se podrán presentar reclamación ante la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S., la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a PROCESOS PREHORMADOS S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso que la empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. reciba un reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN

PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos señalados en el numeral 9.2. de la presente política de tratamiento de datos personales.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

La revocación de la autorización o la supresión de los datos personales podrán solicitarse respecto de la totalidad o una parte de los datos que comprende la autorización otorgada de que trata el presente documento, mas no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue. Así mismo, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular:

Tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

La solicitud de revocatoria o supresión una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.

DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS

La empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S. como responsable de la información tiene el deber de:

1) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2) Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de información.

3) Tramitar las consultas, solicitudes de actualización, rectificación y supresión de datos personales y/o revocatoria de la autorización otorgada en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

4) Todas las responsabilidades señaladas en el artículo 17 y el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

VIGENCIA

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del 1 de febrero de 2023, con vigencia indefinida, dado el objeto social de La empresa PROCESOS PREHORMADOS S.A.S.

Cualquier cambio sustancial en la política de tratamiento de datos personales se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto.